계약서 수령/조회

개요

• 전자계약으로 배포된 계약서를 직원이 직접 확인하고 수령합니다.
• 서명(사인·도장) 기능을 이용해 계약서에 전자서명을 남길 수 있습니다.
• 계약서 수령 후 전체문서 또는 기안문서에서 최종 상태와 내용을 조회합니다.
• 필요 시 계약서를 출력하여 보관할 수 있습니다.
• 문서 내 QR코드를 삽입하여 본인의 수령(서명)한 정보를 제공합니다.

메뉴위치

• 직원(Self Service)> 전자결재> 결재문서함

화면과 작동 구성

• 상단 요약 카드 영역: 내가 발신결재할 차례, 발신 기결재(진행중), 내가 수신 결재할 차례, 참조함(결재진행중), 결재상태 변경문서 건수를 카드 형태로 보여줍니다.
• 탭 메뉴:
• 진행중문서: 현재 결재가 진행 중인 문서를 보여줍니다.
• 전체: 본인이 관련된 모든 결재문서를 한 번에 조회합니다.
• 임시저장: 전자계약 메뉴에서 배포된 계약서가 임시저장 상태로 표시되며, 직원이 내용 확인 및 서명 전에 확인하는 영역입니다.
• 기안문서: 본인이 기안자이거나 수령을 완료한 문서를 조회합니다.
• 미결문서, 기결문서, 참조문서, 반려문서 탭: 각 결재 상태별 문서를 나누어 확인합니다.
• 검색 영역: 기간자, 기간, 신청서류, 기간자/소속 등을 입력하여 원하는 문서를 조건별로 조회합니다.
• 조회 버튼: 검색 조건에 맞는 문서를 목록으로 불러옵니다.
• 다운로드 버튼: 조회된 문서 목록을 파일 형태로 내려받습니다.
• 목록(표):
• Seq, 세부내역, 신청상태, 문서구분, 신청서명, 신청일자 등 기본 정보를 행 단위로 보여줍니다.
• 기안자/소속, 다음결재자, 최종결재자, 수신자, 결재라인, 최종결재일, 경과일수, 비고 등을 통해 결재 흐름과 진행 상황을 확인합니다.
• 세부내역 아이콘: 클릭 시 해당 계약서 상세 화면을 엽니다.
• 계약서 상세 팝업:
• 계약서 본문, 계약일자, 회사 및 직책 정보 등 계약 내용을 보여줍니다.
• 좌상단 인쇄 아이콘으로 계약서를 출력할 수 있습니다. 확인하여 수령 시 출력단추가 생성됩니다.
• 하단 임시저장, 확인, 삭제, 닫기 버튼으로 문서 상태를 관리합니다.
• QR코드 영역:
• 문서 내에 QR코드가 삽입되어 있으며, QR코드를 스캔하면 본인의 수령(서명)한 정보를 제공합니다.
• 자유폼문서 양식 생성 시 예약어를 이용해 QR코드를 삽입합니다.
• 서명 버튼/서명하기 팝업:
• 양식 좌상단의 서명 버튼을 누르면 서명하기 팝업이 열립니다.
• 사인 또는 도장을 선택하여 예약어가 입력된 위치에 서명을 남길 수 있습니다.
• 도장 선택 시 도장텍스트, 도장타입, 사이즈를 지정하고 도장 생성을 통해 도장을 생성합니다.
• 확인, 지우기 버튼으로 서명을 저장하거나 다시 작성할 수 있습니다.
• 서명이 완료되면 계약서 본문에 사인 또는 도장 이미지가 표시됩니다.

사용절차

1. 배포된 계약서 확인 및 수령

1. 직원(Self Service)에 로그인한 후 전자결재> 결재문서함 메뉴를 엽니다.
2. 화면 상단 탭에서 임시저장을 선택합니다. 전자계약 메뉴에서 배포된 계약서는 임시저장 상태로 표시됩니다.
3. 기간, 신청서류, 기간자/소속 등 조회 조건을 입력하고 조회 버튼을 눌러 해당 계약서를 찾습니다.
4. 목록에서 대상 행의 세부내역 아이콘을 눌러 계약서 상세 화면을 엽니다.
5. 계약 내용을 처음부터 끝까지 확인합니다.
6. 필요하다면 상단의 인쇄 아이콘을 눌러 계약서를 출력합니다.
7. 계약 내용에 동의하면 하단의 확인 버튼을 눌러 문서를 수령합니다. 확인하여 수령 시 출력단추가 생성됩니다.
8. 아직 확정하기 어려운 경우 임시저장 버튼을 눌러 계속 임시저장 상태로 유지합니다.

2. 서명(사인·도장) 입력

1. 계약서 양식에 예약어 서명(<<SIGN>>) 이 설정된 경우, 계약서 화면 상단의 서명 버튼을 클릭합니다.
2. 서명하기 팝업에서 사인 또는 도장 중 하나를 선택합니다.
3. 사인을 선택한 경우, 마우스로 서명을 입력한 뒤 확인 버튼을 누릅니다.
4. 도장을 선택한 경우, 도장텍스트와 도장타입, 사이즈를 입력한 후 도장 생성을 눌러 도장을 생성합니다. 생성된 도장을 확인한 뒤 확인 버튼을 눌러 반영합니다.
5. 서명을 잘못 입력한 경우 지우기 버튼을 눌러 내용을 삭제하고 다시 입력합니다.
6. 확인을 완료하면 계약서 본문에 사인 또는 도장 이미지가 표시됩니다.
7. 문서에 QR코드가 포함된 경우, QR코드를 통해 본인의 수령(서명) 정보가 제공됩니다. 자유폼문서 양식 생성 시 예약어를 이용해 QR코드를 삽입합니다.

3. 수령 후 문서 조회

1. 계약서 수령을 완료한 후 다시 결재문서함으로 이동합니다.
2. 상단 탭에서 전체 또는 기안문서를 선택합니다.
3. 기간 및 신청서류 등 검색 조건을 입력하고 조회 버튼을 클릭합니다.
4. 목록에서 해당 문서를 선택하여 세부내역을 확인하면 서명이 반영된 최종 계약서를 확인할 수 있습니다. 필요 시 인쇄 기능으로 출력합니다.

유의사항

⚠️ 계약서는 전자결재를 통해 배포되며, 처음에는 결재문서함의 임시저장 탭에서 확인합니다.

⚠️ 계약 내용을 충분히 확인하지 않고 확인 버튼을 누르면 수령으로 처리되므로, 반드시 내용을 검토한 후 수령해야 합니다.

⚠️ 출력단추의 표시 여부와 명칭은 관리자가 설정합니다. 출력 버튼이 보이지 않는 경우 관리자에게 문의해야 합니다.

⚠️ 문서 내 QR코드를 삽입하면 QR코드 스캔만으로 본인의 수령(서명) 정보를 제공하므로, QR코드 위치와 사용 여부를 사전에 확인해야 합니다.

⚠️ 자유폼문서 양식 생성 시 예약어(예: <<SIGN>>)와 QR코드 관련 설정을 변경하면 실제 계약서의 서명 위치 및 정보 제공 방식에 영향을 줍니다.

⚠️ 서명 또는 도장은 반드시 본인이 직접 입력해야 하며, 타인의 서명을 대신 입력해서는 안 됩니다.

자주묻는 질문

Q: 배포된 계약서는 어디에서 확인하나요?

A: 직원(Self Service)의 전자결재> 결재문서함 메뉴에서 임시저장 탭을 선택한 후 조회하면 확인할 수 있습니다.

Q: 계약서를 출력할 수 없을 때는 어떻게 하나요?

A: 출력단추 생성 여부와 명칭은 관리자 설정에 따라 달라집니다. 인쇄 아이콘이나 출력 버튼이 보이지 않으면 관리자에게 출력 허용 여부를 문의해 주시기 바랍니다.

Q: 서명 버튼이 보이지 않거나 서명 입력 영역이 나오지 않습니다.

A: 해당 계약서 양식에 서명 예약어(<<SIGN>>) 가 설정되어 있지 않을 수 있습니다. 양식을 관리하는 담당자에게 예약어 설정을 요청해 주시기 바랍니다.

Q: 수령을 완료한 이후에는 문서를 어디에서 조회하나요?

A: 결재문서함의 전체 또는 기안문서 탭에서 기간 및 조건을 설정한 후 조회하면 수령 완료된 계약서를 다시 확인할 수 있습니다.

Q: QR코드는 반드시 사용해야 하나요?

A: 필수는 아니지만, 문서 내 QR코드를 삽입하면 본인의 수령(서명)한 정보를 쉽게 제공할 수 있습니다. 자유폼문서 양식 생성 시 필요에 따라 예약어를 이용해 QR코드를 설정할 수 있습니다.