양식관리

개요

• 계약서와 서약서를 작성하기 위해 신청서를 구성하고 예약어를 이용해 문서를 자동화합니다.
• 시스템에서 제공하는 직원·조직·회사 정보를 예약어로 불러와 문서에 자동 반영합니다.
• 서명과 QR코드 기능을 이용해 본인 확인 및 전자서명을 지원합니다.

메뉴위치

• 시스템(admin) > 시스템관리(admin) > 전자결재 > 자유폼 문서관리

화면과 작동 구성

• 신청서 목록: 등록된 신청서가 목록 형태로 표시되며 신규 작성 시 사용할 신청서를 선택합니다.
• 신청서 선택 영역: 화면 상단에서 신규 작성 또는 수정할 신청서를 선택합니다.
• 시작일·종료일 설정: 신청서의 사용 기간이 있을 경우 해당 기간을 입력합니다.
• 자유폼 편집기: 계약서·서약서 내용을 작성하며 예약어를 삽입할 수 있는 편집 영역입니다.
• 예약어 입력 영역: 문서 내 특정 위치에 예약어를 입력하여 시스템 정보를 자동으로 불러옵니다.
• 저장 버튼: 작성된 신청서를 저장하여 전자결재에서 사용할 수 있도록 등록합니다.
• 미리보기 기능: 작성된 문서가 실제 결재 화면에서 어떻게 보일지 확인합니다.
• QR코드 영역: QR코드를 사용할 경우 충분한 영역을 확보해야 합니다.
• 서명 기능: 전자서명 입력을 위한 서명 영역을 문서 내에 구성할 수 있습니다.

사용절차

신청서 구성

1. 자유폼 문서관리 메뉴에 들어갑니다.
2. 신청서 목록에서 신규 작성할 계약서 또는 서약서를 선택합니다.
3. 사용 기간이 있는 경우 시작일과 종료일을 입력합니다.
4. 편집기에서 문서 형식을 작성합니다.

계약서·서약서 문서 작성

1. 문서 상단 제목과 본문을 입력합니다.
2. 직원 정보가 필요한 위치에 예약어를 삽입합니다.
3. QR코드 사용 시 QR코드가 들어갈 공간을 확보하여 위치를 지정합니다.
4. 서명 기능이 필요한 경우 <<SIGN>> 예약어를 문서에 삽입합니다.
5. 작성 후 저장합니다.

예약어 삽입

1. 시스템 정보가 필요한 문서 위치를 선택합니다.
2. 아래 예약어 목록 중 필요한 예약어를 입력합니다.
3. 미리보기 화면에서 값이 정상적으로 불러지는지 확인합니다.

예약어 목록

직원 정보

• <<STAFF_NM>>: 성명
• <<STAFF_ENM>>: 영문명
• <<STAFF_NO>>: 직원번호

회사 정보

• <<CORP_NM>>: 회사명
• <<CORP_ENM>>: 회사영문명
• <<CEO_NM>>: 대표이사 성명

조직 정보

• <<ORG_NM>>: 조직명
• <<ORG_ENM>>: 조직영문명
• <<POS_NM>>: 직위명
• <<POS_ENM>>: 직위영문명
• <<RES_NM>>: 직책명
• <<RES_ENM>>: 직책영문명
• <<CLS_NM>>: 직급명
• <<CLS_ENM>>: 직급영문명

주소 및 연락처

• <<POST_NO1>>: 현거주지 우편번호
• <<ADDR1>>: 현거주지 주소
• <<POST_NO2>>: 주민등록 우편번호
• <<ADDR2>>: 주민등록 주소
• <<OFFICE_TEL_NO>>: 사내전화번호
• <<HOME_TEL_NO>>: 집전화번호, 비상연락처
• <<MOBILE_TEL_NO>>: 핸드폰번호
• <<OFFICE_EMAIL_NO>>: 사내메일
• <<OUT_EMAIL_NO>>: 개인메일

신원 정보

• <<JUMIN_NO>>: 주민등록번호
• <<JUMIN_NO2>>: 주민등록번호 뒷자리 * 처리

날짜 정보

• <<YYYYMMDD1>>: 오늘 날짜(YYYY-MM-DD)
• <<YYYYMMDD2>>: 오늘 날짜(YYYY.MM.DD)
• <<YYYY>>: 오늘 연도(YYYY)
• <<YY>>: 오늘 연도(YY)
• <<MM>>: 오늘 월(MM)
• <<DD>>: 오늘 일(DD)

기타 기능

• <<QR>>: QR코드 표시
• <<SIGN>>: 서명 기능

유의사항

⚠️ 예약어는 반드시 정확한 형식으로 입력해야 합니다.

⚠️ QR코드는 데이터량에 따라 크기가 달라지므로 충분한 공간을 확보합니다.

⚠️ 서명 기능은 본인 확인을 위한 필수 기능일 수 있으니 누락되지 않도록 주의합니다.

⚠️ 예약어 구성은 반드시 담당 컨설턴트와 협의해야 합니다.

자주묻는 질문

Q: 예약어가 적용되지 않고 그대로 표시됩니다.

A: 예약어 형식이 정확한지 확인하고, 오타가 있을 경우 수정해야 합니다.

Q: QR코드가 너무 작게 출력됩니다.

A: 문서 내 QR코드 자리의 크기를 넉넉하게 확보해야 정상 표시됩니다.

Q: 서명 기능은 반드시 넣어야 하나요?

A: 본인 확인이 필요한 계약서의 경우 서명 기능을 권장합니다.

Q: 신청서 사용 기간을 설정하지 않으면 어떻게 되나요?

A: 기간 제한 없이 신청서를 지속적으로 사용할 수 있습니다.

SEO 요약

자유폼 문서관리 기능을 활용해 계약서와 서약서에 예약어를 삽입하여 시스템 데이터를 자동 반영하고 전자서명 및 QR코드를 구성하는 방법을 안내합니다.

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