연차촉진 시행

개요

• 연차촉진 기준에 따라 연차사용계획(통보, 사용계획서, 임의지정 안내문)을 대상자별로 생성하고 배포합니다.
• 배포된 연차촉진 문서의 수령 여부를 모니터링하고, 미수령자에게 메시지를 발송합니다.
• 이미 생성된 연차사용계획 대상자와 문서를 일괄 회수할 수 있습니다.

메뉴위치

• 업무담당자 탭 > 근태관리 > 연차사용계획 > 연차사용계획관리

화면과 작동 구성

연차사용계약관리 영역

• 연차사용계획 선택: 상단 콤보박스에서 전체 또는 특정 연차사용계획(미사용연차휴가일수안내문, 미사용연차휴가 사용계획서, 임의지정 안내문 등)을 선택합니다.
• 일자조건 구분 / 기간: 일자조건 구분(계획일자 등)을 선택하고 시작일, 종료일을 입력하여 해당 기간의 연차사용계획을 조회합니다.
• 성명/사번/소속 검색: 특정 직원 또는 부서의 연차사용계획을 조회할 때 사용합니다.
• 신청서상태 필터: 전체, 회람중, 임시저장 등 신청서 상태별로 조회할 수 있습니다.
• 조회 버튼: 선택한 조건으로 연차사용계획 내역을 조회합니다.
• 연차사용계약관리 그리드: 직원별로 생성된 연차사용계획 정보를 보여줍니다.
• No, 삭제, 상태, 직원번호, 성명, 소속, 직위, 연차사용계획, 계획일자, 신청서번호, 신청서상태, 연차생성기준, 연차시작일자, 연차종료일자, 발송일자, 확인일자 등의 컬럼으로 구성됩니다.
• 연차사용계획생성 및 삭제 버튼: 연차사용계획 대상자 생성과 문서 배포, 대상자 삭제 및 문서 회수를 실행하는 팝업을 엽니다.
• 다운로드 버튼: 조회된 목록을 파일로 내려받을 수 있습니다.

연차사용계획생성 팝업

• ① 연차사용계획: 전체 또는 특정 연차사용계획 종류를 선택합니다.
• ② 대상기간: 연차사용계획을 생성할 기준 기간을 시작일, 종료일로 입력합니다.
• ③ 직원: 특정 직원에게만 연차사용계획을 생성하거나 회수하고자 할 때 직원번호를 입력하거나 검색합니다.
• ④ 작업구분:
• 대상자생성 및 문서배포
• 대상자삭제 및 문서회수 중에서 선택합니다.
• 생성 버튼: 선택한 연차사용계획, 대상기간, 직원, 작업구분에 따라 대상자를 생성 또는 삭제하고 문서를 배포 또는 회수합니다.

연차사용계획미확인자 모니터링 영역

• 연차사용계획 선택: 상단에서 미확인자를 조회할 연차사용계획을 선택합니다.
• 일자조건 구분 / 기간: 계획일자 기준으로 기간을 설정하여 미확인자를 조회합니다.
• 성명/사번/소속 검색: 특정 직원 또는 부서의 미확인자를 조회할 때 사용합니다.
• 조회 버튼: 조건에 맞는 미확인자를 조회합니다.
• 연차사용계획미확인자 그리드:
• 선택, 직원번호, 성명, 소속, 직위, 직책, 연차사용계획, 신청서상태, 연차시작일자, 연차종료일자, 발송일자, 확인일자 등을 표시합니다.
• 선택 체크박스: 메시지를 보낼 대상을 개별 또는 일괄 선택합니다.
• 메시지발송 버튼: 선택한 직원에게 안내 메시지를 발송합니다. 시스템 설정에 따라 전자메일, 챗봇 등으로 발송됩니다.
• 다운로드 버튼: 미확인자 목록을 파일로 내려받을 수 있습니다.

사용절차

[수동배포] 연차사용계획 대상자 생성 및 문서 배포

1. 메뉴에서 근태관리 > 연차사용계획 > 연차사용계획관리로 이동합니다.
2. 상단 오른쪽의 연차사용계획생성 및 삭제 버튼을 눌러 연차사용계획생성 팝업을 엽니다.
3. ① 연차사용계획 에서 생성할 연차사용계획(예: 미사용연차휴가일수안내문, 미사용연차휴가 사용계획서, 임의지정 안내문 등)을 선택합니다.
• 연차촉진 시기에 맞게 1차, 2차, 임의지정 안내문 등을 선택합니다.
4. ② 대상기간 을 입력합니다.
• 회기 시작일이 1월 1일인 경우, 입사일 2년차 이상 직원의 1차 촉진(통보) 기간은 7월 1일부터 7월 10일까지입니다.
• 회기 시작일이 1월 1일인 경우, 입사일 2년차 이상 직원의 2차 촉진(임의지정) 기간은 7월 20일부터 10월 31일까지입니다.
5. 필요 시 ③ 직원 에 특정 직원번호를 입력하여 개인별로만 생성합니다.
• 직원 입력이 없는 경우(null)에는 연차촉진 대상자 제외 설정된 인원을 제외한 해당 기간에 속한 전체 대상자가 생성됩니다.
6. ④ 작업구분 에서 대상자생성 및 문서배포 를 선택합니다.
7. 생성 버튼을 눌러 연차사용계획 대상자를 생성하고, 각 대상자에게 연차촉진 문서를 배포합니다.

배포된 연차사용계획 문서 회수

1. 연차사용계획관리 화면에서 회수 대상 연차사용계획과 기간, 직원을 조회하여 확인합니다.
2. 다시 연차사용계획생성 및 삭제 버튼을 눌러 팝업을 엽니다.
3. ① 연차사용계획, ② 대상기간, 필요 시 ③ 직원 을 회수 대상과 동일하게 설정합니다.
4. ④ 작업구분 에서 대상자삭제 및 문서회수 를 선택합니다.
5. 생성 버튼을 누르면 설정한 조건에 해당하는 대상자와 문서가 회수됩니다.
• 이때 미결재자(미수령자, 신청서상태 공란) 인 문서에 한해서만 회수됩니다.

연차사용계획 수령여부 모니터링 및 메시지 발송

1. 연차사용계획관리 화면에서 연차사용계획미확인자 영역으로 이동합니다.
2. 상단의 연차사용계획 과 일자조건 구분, 기간 을 설정한 후 조회 버튼을 눌러 미확인자를 조회합니다.
3. 그리드에서 각 직원의 신청서상태, 발송일자, 확인일자 등을 확인하며 수령 여부를 모니터링합니다.
4. 추가 안내가 필요한 인원은 왼쪽 선택 체크박스를 사용하여 개별 또는 일괄 선택합니다.
5. 상단의 메시지발송 버튼을 눌러 메시지를 발송합니다.
• 시스템 설정에 따라 전자메일, 챗봇 등으로 발송됩니다.

유의사항

⚠️ 연차사용계획 대상기간은 연차촉진 기준(회기 기준일, 입사일 기준 등)에 맞추어 정확히 설정해야 합니다.

⚠️ 직원 입력을 생략하면 연차촉진 대상자 제외 조건에 해당하는 인원을 제외한 전체 직원에게 문서가 생성됩니다.

⚠️ 이미 결재가 진행된 문서는 회수 대상이 아니며, 신청서상태가 공란인 미결재 문서만 회수 할 수 있습니다.

⚠️ 메시지 발송 방식(메일, 챗봇 등)은 사전에 시스템 환경설정에서 설정된 값에 따릅니다.

⚠️ 대량 회수 또는 재배포 작업은 실제 근태·연차 관리에 큰 영향을 주므로, 작업 전 대상과 기간을 다시 한 번 확인하는 것이 안전합니다.

자주묻는 질문

Q: 직원 칸을 비워두고 생성하면 누구에게 문서가 배포되나요?

A: 직원 입력이 없는 경우 연차촉진 대상자 제외 조건에 해당하는 인원을 제외하고, 설정한 기간에 속하는 전체 대상자에게 연차사용계획이 생성되고 문서가 배포됩니다.

Q: 이미 결재 중인 연차촉진 문서도 회수할 수 있나요?

A: 아닙니다. 회수는 미결재자(미수령자, 신청서상태 공란) 인 문서에 한해서만 가능합니다. 결재 중이거나 완료된 문서는 회수되지 않습니다.

Q: 1차와 2차 연차촉진 기간은 어떻게 구분하나요?

A: 회기 시작일이 1월 1일인 경우, 입사 2년차 이상 직원 기준으로 1차 촉진(통보)은 7월 1일부터 7월 10일까지, 2차 촉진(임의지정)은 7월 20일부터 10월 31일까지 진행하도록 설정합니다.

Q: 특정 직원에게만 연차사용계획을 별도로 배포하고 싶습니다. 어떻게 해야 하나요?

A: 연차사용계획생성 팝업에서 연차사용계획과 대상기간을 설정한 뒤 직원 칸에 해당 직원번호를 입력하거나 검색하여 선택한 후 대상자생성 및 문서배포 로 생성하시면 됩니다.

Q: 미확인자에게 보내는 메시지는 어떤 방식으로 발송되나요?

A: 메시지발송 버튼을 누르면 시스템 환경설정에서 지정한 방식에 따라 전자메일, 챗봇 등으로 발송됩니다. 발송 방식 변경이 필요할 경우 담당자에게 시스템 설정 변경을 요청해야 합니다.