퇴직인원에 대한 자료를 분리, 폐기하는 메뉴입니다.
개요
- 근로기준법 및 개인정보보호법에 따라 퇴직자의 인사정보를 관리·폐기합니다.
- 일정 기간이 지난 퇴직자의 데이터를 분리 보관하거나 완전 삭제(폐기)할 수 있습니다.
- 시스템 내 퇴직자 인사기록을 안전하게 정리하여 개인정보 유출을 방지합니다.
메뉴위치
- 인사관리 > 퇴직자료폐기 > 퇴직자 분리 및 폐기
화면과 작동 구성
- 퇴직일자: 조회할 퇴직자의 퇴직일 범위를 설정합니다.
- 직원번호 / 성명: 특정 직원의 퇴직기록을 검색할 수 있습니다.
- 보관상태: 현재 데이터의 상태(보관, 분리, 폐기)를 표시합니다.
- 퇴직사유: 퇴직 사유(자진퇴사, 권고사직 등)가 표시됩니다.
- 조회 버튼(돋보기 아이콘): 입력한 조건에 맞는 퇴직자 목록을 조회합니다.
- 다운로드 버튼(화살표 아이콘): 퇴직자 목록을 엑셀 파일로 저장할 수 있습니다.
- 분리/폐기 버튼: 선택한 퇴직자의 정보를 분리 또는 폐기할 수 있습니다.
- 분리/폐기 팝업창:
- 퇴직기간: 작업을 적용할 퇴직자 기간을 다시 지정할 수 있습니다.
- 직원정보: 대상 직원의 사번과 이름이 표시됩니다.
- 작업구분: ‘분리’, ‘복구’, ‘폐기’ 중 하나를 선택합니다.
- 실행 버튼: 선택한 작업을 적용합니다.
- 닫기 버튼: 팝업창을 종료합니다.
사용절차
퇴직자 자료 분리
- 상단의 퇴직일자 범위를 설정하고 조회 버튼을 누릅니다.
- 분리할 퇴직자를 선택합니다.
- 분리/폐기 버튼을 눌러 팝업창을 엽니다.
- 작업구분에서 ‘분리’를 선택하고 실행을 누릅니다.
- 해당 퇴직자의 자료가 분리 보관 상태로 변경됩니다.
퇴직자 자료 폐기
- 동일한 방법으로 퇴직자 목록을 조회합니다.
- 폐기 대상자를 선택합니다.
- 분리/폐기 버튼을 눌러 팝업창을 엽니다.
- 작업구분에서 ‘폐기’를 선택하고 실행을 누릅니다.
- 선택된 퇴직자의 인사정보가 완전 삭제됩니다.
유의사항
⚠️ 폐기된 자료는 복구할 수 없습니다.
⚠️ 분리된 자료는 필요 시 ‘복구’ 기능으로 다시 활성화할 수 있습니다.
⚠️ 법적 보존기간(예: 3년, 5년 등)이 지난 자료만 폐기하는 것이 권장됩니다.
⚠️ 퇴직일자 설정을 정확히 입력하지 않으면 조회가 되지 않을 수 있습니다.
자주묻는 질문
Q: 분리와 폐기의 차이는 무엇인가요?
A: ‘분리’는 시스템 내 접근이 제한된 보관 상태로 이동하는 것이며, ‘폐기’는 데이터를 완전히 삭제하는 기능입니다.
Q: 분리된 데이터를 다시 볼 수 있나요?
A: 가능합니다. 작업구분에서 ‘복구’를 선택하면 다시 활성화됩니다.
Q: 폐기 실행 후 복구할 방법이 있나요?
A: 없습니다. 폐기된 자료는 시스템에서 완전히 삭제됩니다.
참고사항
퇴직자의 서류 폐기는 개인 정보 보호와 관련된 법적 규정을 준수해야 합니다. 주요 관련 법률로는 「개인정보 보호법」이 있으며, 이 법은 개인의 정보를 보호하고 데이터의 안전한 관리 및 폐기를 규정하고 있습니다. 퇴직자 서류 폐기와 관련된 주요 고려 사항은 다음과 같습니다:
- 보관 기간 준수: 퇴직자 관련 서류는 특정 기간 동안 보관해야 하며, 이는 대체로 3년에서 5년 사이입니다. 예를 들어, 근로기준법에 따르면 근로자의 근로계약서는 퇴사 후 3년간 보관해야 합니다.
- 보관 기간 이후 폐기: 법적 보관 기간이 종료된 후에는 서류를 안전하게 폐기해야 합니다. 폐기 과정은 개인 정보가 외부에 유출되지 않도록 주의해야 하며, 서류 파쇄나 전자 데이터의 안전 삭제 등의 방법을 사용합니다.
- 폐기 절차의 문서화: 폐기 과정을 문서화하여 언제 어떤 문서를 폐기했는지 기록을 남겨야 합니다. 이는 나중에 법적 문제가 발생했을 때 증거로 사용될 수 있습니다.
- 개인정보 보호법 준수: 개인정보 보호법에 따라 개인 정보를 포함하는 모든 문서의 처리와 폐기는 매우 신중하게 이루어져야 합니다. 이는 개인의 사생활을 보호하고 정보 유출로 인한 피해를 방지하기 위함입니다.
- 안전한 폐기 방법: 종이 문서는 교차 커팅 파쇄기를 사용하여 파쇄하고, 전자 문서는 복구 불가능하도록 데이터를 완전히 삭제해야 합니다. 일부 조직에서는 전문 폐기 업체를 이용하여 폐기 과정을 진행하기도 합니다.
퇴직자 서류 폐기는 조직이 개인 정보 보호에 대한 책임을 성실히 이행하는 중요한 과정입니다. 올바른 폐기 절차를 따름으로써 법적 리스크를 최소화하고 개인의 사생활을 보호할 수 있습니다.
SEO 요약:
퇴직자의 인사자료를 법적 기준에 맞게 분리·폐기하여 개인정보를 안전하게 관리하는 절차를 안내합니다.
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