5240 인사관리 매뉴얼입니다.
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전자근로계약 시스템은 근로계약을 디지털 방식으로 체결할 수 있게 해주는 기능입니다. 고객사의 근로계약 내용을 반영해 설정하고, 인사담당자가 계약서를 발행하면 직원이 OTP 인증을 통해 수령하는 프로세스로 진행됩니다. 「전자서명법」 및 「근로기준법」에 따른 법적 효력을 가집니다.
1. 고객사의 근로계약 내용을 반영한 전자근로계약을 설정합니다.
2. 전자근로계약 프로세스
- 보통의 인사결재는 근태와 각종 인사신청을 정해진 결재라인에 따라 전자결재를 합니다.
- 반면에 전자근로계약은 인사담당이 인사사항과 급여사항에 근거하여 계약서를 발행한 후 직원에게 배포합니다.
- 직원은 배포받은 전자근로계약을 수령합니다.
- 이때, 본인 동의 및 수령을 증명하기 위해 OTP가 등록된 이메일로 발송됩니다. (수령시 OTP넘버를 입력해야 합니다.)
- 또한 수령후 위변조를 방지하기 위해 본인이 인쇄하여 보관할 수 있도록 했습니다.
전자근로계약의 법적 효력은 주로 「전자서명법」 및 「근로기준법」을 통해 규정되어 있습니다. 이러한 법률은 전자 문서와 전자 서명이 종이 문서 및 필적 서명과 동등한 법적 효력을 가진다고 명시하고 있습니다.
- 전자서명법:
- 이 법은 전자 문서에 대한 전자 서명의 법적 효력을 명시하고 있습니다. 전자 서명이 안전하게 이루어지고 인증 절차를 충족하는 경우, 전자 서명은 필적 서명과 동일한 법적 효력을 가집니다. 이를 통해 전자근로계약도 종이 서류로 작성된 근로계약과 동등하게 취급됩니다.
- 근로기준법:
- 근로기준법 제17조에 따라 근로계약은 서면으로 체결해야 하며, 필요한 사항을 기재하고 근로자에게 교부해야 합니다. 전자근로계약이 이러한 요건을 충족한다면, 전자 형태의 서류도 유효한 근로계약서로 인정받을 수 있습니다.
전자근로계약을 사용할 때는 다음 사항을 유의해야 합니다:
- 안전한 전자서명: 전자서명은 인증된 방법을 통해 이루어져야 하며, 서명의 진위와 문서의 무결성을 보장할 수 있는 수단을 사용해야 합니다.
- 근로자에게의 계약서 교부: 전자적 형태로 근로계약서를 근로자에게 제공하고, 근로자가 언제든지 접근하여 확인할 수 있도록 해야 합니다